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Descriptif du poste :

Vous travaillez en collaboration avec l’ensemble des acteurs des établissements, dans le sens du projet associatif et des projets d’établissements. Il s’agit d’un poste à pourvoir à compter du 1 er octobre 2019 au sein du Foyer de vie pour Personnes Handicapées Vieillissantes Petite Plaisance.

Notre association à but non lucratif et ses établissements sont reconnus pour véhiculer de fortes valeurs humaines.
La dignité, la bienveillance et la bientraitance à l’égard des personnes accueillies y sont des directives essentielles.
L’encadrement est attentif au respect et aux conditions de travail de tous les salariés.

Mission générique :
– Le(la) secrétaire polyvalent(e) participe aux travaux administratifs de différents services en respectant les consignes et procédures en vigueur ;
– Dans sa fonction d’information et d’accueil physique et téléphonique, il (elle) fait une première analyse de la demande et renseigne ou oriente les interlocuteurs dans le respect rigoureux de discrétion professionnelle ;
– Il (elle) centralise et transmet l’information afin de faciliter et favoriser la communication interne et externe ;
– Il (elle) assure la réception et l’expédition du courrier ;
– Il (elle) rédige sur consignes et met en forme des documents professionnels courants (courriers, notes, etc…) ;
– Il (elle) utilise les outils bureautiques et de communication actuels ;
– Il (elle) assiste l’encadrement afin d’optimiser la gestion de leur activité ;
– Il (elle) assure le secrétariat courant de direction ;
– Il (elle) est chargé de certains travaux administratifs, comptables et logistiques, au moyen d’un environnement bureautique informatisé.
– Il (elle) assure le suivi de certains dossiers et projets.

Organisation des services, du poste bureautique et production de documents administratifs et comptables :
– Assurer le fonctionnement de son poste bureautique ;
– Gérer le départ et l’arrivée du courrier, saisir, mettre en forme, éditer des documents ;
– Organiser et assurer un classement bureautique pour le partage et la conservation de l’information : gérer et traiter les informations, archiver et classer des dossiers, mettre en application la procédure de mise à disposition des dossiers, préparer la rédaction de courriers et de comptes rendus de réunions, gérer les ressources matérielles courantes d’un service ou d’une activité (fournitures, etc…) ;
– Enregistrer les entrées et sorties, demander les renseignements administratifs auprès des familles ou responsables légaux, demander les prises en charge auprès des organismes ;
– Participer à l’établissement des factures des résidents et au suivi de la facturation ;
– Effectuer le contrôle de la caisse ainsi que diverses tâches de comptabilité ;
– Compléter et tenir à jour les divers agendas.

Gestion des ressources humaines :
– Préparer les plannings des différentes unités et gérer les modifications de planning (absences, formation, maladies, congés …) et les remplacements sous la responsabilité du chef de service ;
– Assurer le suivi et la gestion des dossiers du personnel : établir et tenir à jour les dossiers du personnel, établir les contrats de travail (CDI, CDD, CUI-CAE…), effectuer la déclaration préalable à l’embauche, suivi au SPSTT, déclarer et suivre les arrêts maladies et les accidents du travail (CPAM et Prévoyance), etc….
– Participer à l’intégration des nouveaux salariés ;
– Participer à la préparation de la paye.